Kanban è un metodo di gestione del flusso di lavoro per definire, gestire e migliorare il proprio work &ow. La produttività, come avrete capito, non ha nulla a che vedere con il tempo che dedichiamo a una determinata attività, anzi. Il termine deriva dal giapponese kan che significa visuale e ban che significa segnale ed è stato ideato da Taiichi Ohno, padre del Toyota Production System (TPS), per migliorare e gestire i sistemi di produzione just in time, ovvero in base alla richiesta del cliente piuttosto che sulla pratica di spinta standard per produrre beni e spingerli sul mercato.

D’altra parte, il termine Kanban in maiuscolo è stato associato all’emergere del Metodo Kanban, definito da David J. Anderson, per la prima volta nel 2007.

In questa metodologia, gli oggetti di lavoro sono rappresentati visivamente su una lavagna Kanban (detta Kanban Board), consentendo ai membri del team di vedere lo stato di ogni lavoro in qualsiasi momento.

Ma è possibile applicarlo anche al nostro lavoro solitario?

Sì, il team non è un requisito essenziale. Questo metodo è flessibile e si adatta a ogni tipo di esperienza lavorativa. La lavagna, ad esempio, può essere utilizzata anche dal singolo per visualizzare l’andamento del proprio progetto.

Quando inizi a lavorare sull’elemento X, lo estrai dalla colonna “Da fare” e, quando è completato, lo sposti su “Fatto”. In questo modo, puoi facilmente monitorare i progressi e individuare i problemi principali. Naturalmente, la scheda Kanban potrebbe avere una prospettiva diversa in quanto dipende dalle esigenze e dai processi specifici.

Le Kanban board utilizzano Card, Column, Swimlanes e WIP Limits per aiutare nella visualizzazione e gestione dei propri flussi di lavoro in modo efficace.

Schede Kanban: è la rappresentazione visiva delle attività. Ogni scheda contiene informazioni sull’attività e sul suo stato; scadenza, assegnatario, descrizione, ecc.

Colonne Kanban: ogni colonna sulla lavagna rappresenta una fase diversa del flusso di lavoro. Le carte passano attraverso il flusso di lavoro fino al loro completo completamento.

Limiti dei lavori in corso: limitano la quantità massima di attività nelle diverse fasi del flusso di lavoro. La limitazione del WIP ti consente di completare gli elementi di lavoro più velocemente aiutando il team a concentrarsi solo sulle attività correnti.
Kanban Swimlanes: si tratta di corsie orizzontali che si possono utilizzare per separare diverse attività, squadre, classi di servizio e altro.

I 4 principi e le 6 pratiche del metodo Kanban 

I 4 principi

1. Inizia con quello che stai facendo. La flessibilità di Kanban consente di sovrapporla a flussi di lavoro, sistemi e processi esistenti senza interrompere ciò che è già stato fatto con successo. Non è necessario apportare modifiche radicali sin dall’inizio.
2. Accettare di perseguire un cambiamento incrementale ed evolutivo. Sarebbe meglio prediligere piccoli cambiamenti continui al sistema attuale. I cambiamenti radicali sono scoraggiati perché generalmente incontrano una maggiore resistenza a causa della paura o dell’incertezza.
3. Rispettare il processo, i ruoli e le responsabilità in essere. Piccole correzioni di rotta sono intrinsecamente più facili che alterare l’intero processo.
4. Incoraggia gli atti di leadership a tutti i livelli. Questo è il nuovo principio Kanban. È importante che tutti promuovano una mentalità di miglioramento continuo (Kaizen) al fine di raggiungere prestazioni ottimali a livello di squadra/dipartimento/azienda.

Le 6 pratiche

1. Visualizza il flusso di lavoro.

Devi capire cosa serve per ottenere un obiettivo, dalla richiesta al completamento. L’obiettivo del Kanban è apportare cambiamenti positivi per ottimizzare il flusso di lavoro attraverso il sistema. Solo dopo aver compreso come funziona attualmente il flusso di lavoro puoi aspirare a migliorarlo apportando le corrette modifiche.

2. Limita il WIP

Limitare il WIP significa implementare un sistema pull sulle parti o sull’intero flusso di lavoro. L’impostazione del numero massimo di elementi per fase garantisce che una scheda venga “portata” nella fase successiva solo quando c’è spazio. Tali vincoli faranno rapidamente emergere le aree problematiche nel flusso in modo da poterle identificare e risolvere.

3. Gestisci il flusso

Gestire il flusso significa gestire il lavoro ma non le persone. Invece di micro-gestire le persone e cercare di tenerle sempre occupate, dovremmo concentrarci sulla gestione dei processi di lavoro e sulla comprensione di come far passare quel lavoro più rapidamente nel sistema.

4. Rendi esplicite le politiche di processo

Non puoi migliorare qualcosa che non capisci. Questo è il motivo per cui il processo dovrebbe essere chiaramente definito, pubblicato e condiviso.

5. Implementa cicli di Feedback

La filosofia Lean supporta l’ipotesi che siano necessarie riunioni regolari per il trasferimento delle conoscenze (i cosiddetti cicli di feedback).

6. Migliora in modo collaborativo (utilizzando i modelli e il metodo scientifico)

Il modo per ottenere un miglioramento continuo e un cambiamento sostenibile all’interno di un’organizzazione è attraverso la visione condivisa di un futuro migliore e la comprensione collettiva delle questioni che devono essere superate.