La gestione del tempo è uno di quei problemi che affrontiamo con cadenza giornaliera, ma che, ironicamente, sentiamo di non avere il tempo per affrontare. Come disse una volta Benjamin Franklin, il tempo è denaro. Senza non impari a gestirlo correttamente, come fai a sapere dove sta andando? Nella maggior parte dei giorni, il tempo sembra volare. Un minuto prima stai rispondendo ad alcune e-mail, un minuto dopo è ora di staccare. Su oltre 500 professionisti, solo il 10% ha affermato di sentirsi in controllo della propria giornata. La tecnologia ci può aiutare ad affrontare questo problema? Oggi vi parliamo delle migliori productivity app disponibili online.

A cosa servono le productivity app?

La prima productivity app, Rescue Time è stata lanciata dieci anni fa e ha dato il via a una lunga serie di applicazioni che hanno avuto più o meno fortuna. Ma non è questo il punto. L’arrivo di queste app ha reso evidente la nostra crescente difficoltà nell’organizzare la giornata in modo da rendere al meglio in termini di produttività. La questione, in realtà, non è da ricondursi all’incapacità delle persone nell’organizzarsi quanto nella crescente tendenza al context switching, ovvero portare avanti più attività contemporaneamente con conseguente dispersione di energie e attenzione. Le productivity app servono proprio a questo, a incanalare la nostra concentrazione su determinati task che dobbiamo imparare portare a termine uno alla volta.

Questo tipo di app, comunque, non funziona in ugual modo per tutti. Ognuno di noi ha diversi cicli di produttività, livelli di concentrazione e tendenza alla distrazione. Ciò che funziona per te non funzionerà necessariamente per qualcun altro… Comunque ci sono delle caratteristiche che rendono un’app più funzionale al raggiungimento del proprio obiettivo:

• Le productivity app dovrebbero essere una mano invisibile, che ti guida durante la giornata. Non una spinta energica o una tattica di coinvolgimento diretto.
• Il design deve essere intuitivo, dovrebbero sembrare naturali e facili da usare. Quando uno strumento inizia a richiedere più tempo di quello che restituisce, non sta facendo il suo lavoro.
• Le migliori app di produttività ti ispirano a cambiare le tue abitudini (in meglio), piuttosto che costringerti a seguire un percorso specifico, ottimizzano e migliorano il tuo attuale stile di lavoro.

Le migliori productivity app disponibili online:

Calendar

Calendar è l’app di cui tutti parlano nei video ironici sullo smart-working. Avete presente quando dicono: «Mi piace stalkerare il calendario/working plan dei miei colleghi»? Ecco, l’app utilizzata per questa operazione è proprio Calendar.

Questa app consente ad altre persone di prenotare riunioni senza il fastidio di iniziare una disputa via e-mail. Allo stesso tempo, fornisce analisi approfondite su come stai spendendo il tuo tempo e utilizza l’apprendimento automatico e l’intelligenza artificiale per comprendere la tua pianificazione e ottimizzare il tuo tempo quotidiano. In media un manager trascorre il 35-50% delle sue giornate in riunione, quindi uno strumento come Calendar gli assicurerebbe di avere sempre sotto controllo il tempo speso.

L’app da anche la possibilità di pianificare la giornata lavorativa in sinergia con i membri del team in pochi secondi. Inserendo i membri del team e tutti gli altri utenti di Calendar con cui devi collaborare, puoi vedere quando sono occupati o disponibili, e quindi pianificare le riunioni in base alla loro disponibilità. Per scaricarla clicca qui.

Rescue Time

Cosa significa produttività? Significa fare di più impiegando meno tempo per farlo. Ma come si può tracciare la produttività giornaliera? La risposta è Rescue Time, la madre di app di questo tipo. RescueTime agisce come un controllo dello stato di salute e un trainer per la concentrazione generale, la gestione del tempo e la produttività.

L’app tiene traccia in modo accurato e discreto di come trascorri il tuo tempo e lo organizza per categoria e livello di produttività. Questo non solo ti dà una visione approfondita di come trascorri effettivamente il tuo tempo, ma puoi impostare obiettivi e avvisi per cambiare il tuo comportamento, bloccare automaticamente i siti Web che distraggono e registrare i tuoi momenti più produttivi e il tempo trascorso offline.

La funzionalità Focus Session, inoltre, blocca i siti che hanno un impatto negativo sul tuo focus. Alla fine della tua sessione, la productivity app ti mostrerà come hai lavorato durante quella sessione rispetto al tuo solito (la differenza ti lascerà a bocca aperta!). Per scaricarla clicca qui.

ToDoist

Todoist ti dà la sicurezza di avere tutto sotto controllo, così puoi continuare a fare progressi verso le cose che per te sono importanti. Questa app ti permette di ottenere una chiara panoramica di tutto ciò che devi fare per non perdere mai traccia delle attività importanti.

Importante è concentrare le energie sulle cose giuste al momento giusto, per questo l’app mostra cosa fare e quando farlo, in modo da sapere sempre a cosa dare la priorità. I livelli di priorità evidenziano le attività più importanti della giornata, quelle da sbrigare il prima possibile, mentre i promemoria ti ricordano le attività da completare entro un determinato orario.

Todoist è un’applicazione semplice ma potente per gestire elenchi di cose da fare, che può aiutare chiunque a organizzarsi e raggiungere la tranquillità, indipendentemente da dove si trovi o da quale dispositivo utilizzi. Dalla pianificazione di progetti su larga scala a un semplice promemoria per pagare l’affitto, Todoist ti aiuta a portare a termine i tuoi progetti e a toglierli dalla tua lista di cose da fare. Per scaricarla clicca qui.

Hootsuite

Un’unica app per i tuoi Social? Con Hootsuite aumenti brand awareness e customer loyalty e gestisci al meglio tutti i tuoi canali social. Questa app si utilizza sia per monitorare una varietà di piattaforme di social media per tenere traccia di come vengono discusse le proprie attività, sia per inviare messaggi al mondo.

Hootsuite semplifica il processo di planning, composizione e pubblicazione di contenuti on-brand accattivanti. L’app permette di pianificare i post con facilità, creare in modo efficiente contenuti multimediali complessi, proteggere il tuo brand e semplificare le approvazioni, automatizzare le conformità e molto altro. Hootsuite è incredibilmente utile per gestire i social media. Avere la possibilità di programmare i post in anticipo è un’ancora di salvezza quando i ritmi diventano frenetici.

Che cosa aspetti? Interagisci, pubblicizza, monitora e analizza scaricando l’app qui. 

Trello

Gli strumenti di gestione dei progetti sono veramente tanti, però Trello ha una marcia in più. Innanzitutto, sono poche le app in grado di fornire gli strumenti di base per la gestione dei progetti in maniera così intuitiva e user-friendly. Trello segue i principi Kanban di schede ed elenchi, e ciò consente di visualizzare rapidamente ogni attività nel tuo flusso di lavoro e vedere i progressi. Gli utenti possono creare le loro schede attività con più colonne e scambiare le attività tra di loro.

In genere le colonne sono organizzate in stati dell’attività: Da fare, In corso, Fatto. Il software è utilizzabile per uso personale e aziendale. Ha una varietà di possibilità di impiego, come la gestione immobiliare, la gestione di progetti software, i bollettini scolastici, la pianificazione delle lezioni, la contabilità, il web design, i giochi e la gestione di casi legali.

Questa productivity app stimola la collaborazione raggiungendo un perfetto equilibrio tra mantenere tutti coinvolti e connessi ai progetti e travolgere con aggiornamenti. Puoi taggare singole persone sulle schede, menzionarle nei commenti e assegnare loro attività o cose da fare. Come utente, puoi anche aggiornare le tue impostazioni di notifica per ottenere aggiornamenti in batch periodicamente durante il giorno. Scaricala qui.